Cung cấp giải pháp lưu trữ hóa đơn online

Hóa đơn điện tử bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML). Doanh nghiệp bán hàng cần lưu trữ song song cả 2 file PDF và XML.

Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của HĐĐT; có dạng như một tờ hóa đơn thông thường, tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ. File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ khi chưa bị sửa đổi. Lưu trữ Hóa đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì để lưu trữ Hoá đơn điện tử cần tiến hành như sau:

Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên. Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.

Lưu trữ trực tuyến: Là hình thức sao lưu và chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử lên các ổ cứng ảo trên mạng Internet. Các doanh nghiệp có thể tự mua dữ liệu trực tuyến hoặc mua từ bên cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Mặc dù bản chất của hình thức này là chúng ta mua một ổ cứng tại một đơn vị trung gian và được cấp quyền truy cập. Tuy nhiên, các dữ liệu từ ổ cứng này đã được tích hợp thêm một bước là khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu nhằm tránh tình trạng mất dữ liệu. Tính bảo mật cũng được chuẩn hóa tốt hơn bởi hầu hết các đơn vị này đều đầu tư xây dựng một hệ thống bảo mật dữ liệu cực kỳ vững chắc.