TỔNG HỢP THÔNG TIN VỀ BUỔI TẬP HUẤN TRỰC TUYẾN VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CỦA CỤC THUẾ TP.HCM TỔ CHỨC (P2)

Nối tiếp nội dung ở phần trước https://andoanh.com/2021/11/02/tong-hop-kien-thuc-tu-buoi-tap-huan-ve-hoa-don-dien-tu-cua-cuc-thue-tp-hcm/

MỤC LỤC:

• Lập hóa đơn điện tử
• Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử
• Xử lý sai sót
• Lưu trữ/chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy
• Hiệu lực thi hành, xử lý chuyển tiếp

V. Lập hóa đơn điện tử

          5.1. Nguyên tắc:

                        5 nguyên tắc:

1. Khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, người bán PHẢI LẬP HDDT để giao cho người mua (gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mãi, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, quà tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa), không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

                          2. Phải ghi đầy đủ nội dung  theo quy định tại Đ.10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

                          3. Phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tịa Đ.12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

                          4. Đúng thông tin đăng ký theo quy định tại Đ.15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

5. Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HDDT của CQT theo quy định tại K.1 Đ.16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP

            5.2. Lập hóa đơn có mã của CQT

                        a. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn có mã nếu truy                                 cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế để lập hóa đơn thì:

                                     Bước 1: Truy cập Cổng thông tin điện tử của TCT

                                    Bước 2: Sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký để lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, Ký số trên các                                            hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để CQT cấp mã

                                    Bước 3: Hệ thống cấp mã hóa đơn của TCT tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn                                              cho người gửi

                                    Bước 4: Gửi HDDT có mã CQT cho người mua

                        b. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của CQT thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HDDT

                                    Bước 1: Truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ HDDT hoặc sử dụng phần mềm HDDT                                                của đơn vị

                                    Bước 2: Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức                                                cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã các hóa đơn đã lập

                                    Bước 3: Hệ thống cấp mã hóa đơn của TCT tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn                                              cho người gửi

                                    Bước 4: Gửi HDDT có mã CQT cho người mua

5.3. Lập HDDT không có mã của CQT

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được sử dụng HDDT không có mã của CQT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sau khi                   nhận được thông báo chấp nhận của CQT

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm để lập HDDT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên HDDT                   và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua, đảm bảo phù hợp với                  quy định của pháp luật về giao dịch điện tử

5.4. Lập HDDT có mã của CQT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:

1. Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

2. Không bắt buộc có chữ ký số;

3. Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

                5.5. Thời điểm lập hóa đơn:

- Bán hàng hóa: là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền

- Cung cấp dịch vụ: là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền

- Trường hợp có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng)

- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoàn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng

- Một số trường hợp cụ thể ( 14 trường hợp từ điểm a đến o, K.4 Đ.9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Đ.6 Thông tư 78/2011/TT-BTC)

                5.6. Nội dung hóa đơn

- Tên hóa đơn: là tên của từng loại hóa đơn quy định tại Đ.8 Nghị định này được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như, HÓA ĐƠN GTGT, HÓA ĐƠN GTGT KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUÊ, HÓA ĐƠN GTGT KIÊM PHIẾU THU, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, HÓA ĐƠN BÁN TÀI SẢN CÔNG, TEM, VÉ, THẺ, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA.

                        - Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu HDDT

                        - Số hóa đơn

                        - Tên, địa chỉ, MST của người bán

                        - Tên, địa chỉ, MST của người mua

                      - Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá HHDV, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán,…

(Chỉ tiêu ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử: 7 ký tự)

(*)

+ Số 1: Phản ánh loại HDDT GTGT

+ Số 2: Phản ánh loại HDDT bán hàng

+ Số 3: Phản ánh loại HDDT bán tài sản công (điểm mới)

+ Số 4: Phản ánh loại HDDT bán hàng dự trữ quốc gia (điểm mới)

+ Số 5: Phản ánh các loại HDDT khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác

+ Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

(**)

+ T: áp dụng đối với HDDT do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh đăng ký sử dụng với CQT

+ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc HDDT đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do cả doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng

+ L: Áp dụng đối với HDDT của CQT cấp theo từng lần phát sinh

+ M: Áp dụng đối với HDDT được khởi tạo từ máy tính tiền

+ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử

+ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử

+ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT

+ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng

Chỉ tiêu số lượng hàng hóa, dịch vụ

Người bán ghi số lượng bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính trên hóa đơn

Các loại hàng hóa, dịch đặc thù như điện nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ CNTT, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể ký cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn; bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền

Chỉ tiêu thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số trên HDDT

- Thời điểm lập hóa đơn thựuc hiện theo hướng dẫn tại Đ.9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm dương lịch

- Thời điểm ký số trên HDDT là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số trên HDDT được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm dương lịch. Trường hợp HDDT đã lập có THỜI ĐIỂM KÝ SỐ TRÊN HÓA ĐƠN KHÁC THỜI ĐIỂM LẬP HÓA ĐƠN thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn

Một số trường hợp HDDT không nhất thiết có đầy đủ các nội dung:

- Trên HDDT không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập HDDT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho KH ở nước ngoài)

- Đối với HDDT của CQT cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua

- Đối với HDDT bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, MST người mua

- Đối với HDDT bán xăng dầu cho KH là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên, địa chỉ, MST của người mua, chữ ký điện tử của người mua, chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế GTGT

- Đối với HDDT là tem, vé, thẻ, thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là HDDT do CQT cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, MST), tiền thuế, thuế suất thuế GTGT. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

- Đối với hóa đơn hoạt động xây dụng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

(K.14, Đ.10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP)

Nội dung trên HDDT có mã của CQT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT

Nội dung trên HDDT

- Tên, địa chỉ, MST người bán

- Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (Mã số định dạng cá nhân hoặc MST)

- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán (TH nộp thuế theo PP khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT)

- Thời điểm lập hóa đơn

- Mã của CQT

            5.7. Ủy nhiệm lập HDDT:

Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được quyền ủy nhiệm cho bên thứ 3 là bên có quan hệ liên kế với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng HDDT và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HDDT theo quy định tại Đ.16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP để lập HDDT cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ. Quan hệ liên kết được xác địnhtheo quy định của pháp luật về quản lý thuế

5.8. Sử dụng HDDT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

            a. TH nhận nhập khẩu hàng hóa ủy thác

            b. TH ủy thác xuất khẩu hàng hóa

c. Cơ sở kinh doanh kê khai, nộp thuế GTGT theo PP khấu trừ có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu ( kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu)

            d. Xuất điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc, xuất hóa đơn cho cơ sở nhận làm đại bán đúng giá,                         hưởng hoa hồng

            e. Tổ chức, cá nhân xuất hàng hóa bán lưu động

            f. TH góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh tại VN để thành lập DN

            g. TH điều chuyển tài sản giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc

            h. TH tài sản điều chuyển giữu các đơn vị hạch toán độc lập

VI. Chuyển dữ liệu HDDT

          6.1. HDDT có mã của CQT:

- Đến CQT: Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện chuyển dữ liệu khi lập HDDT về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến CQT cấp mã

- Đến người mua: Người bán hàng hóa, dịch vụ gửi HDDT có mã của CQT đến người mua ngay sau khi nhận được HDDT có mã của CQT

            6.2. HDDT không có mã của CQT:

                        6.2.1: Chuyển dữ liệu đến CQT

a. Phương thức chuyển dữ liệu HDDT theo Bảng tổng hợp dữ liệu HDDT (Mẫu số 01/TH-HDDT) cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế GTGT

                                    Đối tượng:

- Cung cấp dịch vụ thuộc 5 lĩnh vực: Bưu chính viễn thông, Bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.

- Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã KH hoặc MST của KH

- TH các hóa đơn được lập cho tổng doanh thu của người mua là cá nhân không kinh doanh phát sinh trong ngày hoặc tháng theo bảng kê chi tiết thì người bán chỉ gửi dữ liệu HDDT (không kèm bảng kê chi tiết) đến CQT

- Riêng đối với TH bán xăng dầu cho KH thì người bán tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu HDDT này ngay trong ngày hoặc TH người bán và người mua có thỏa thuận đồng thời gửi hóa đơn cho CQT khi gửi HĐ cho người mua

b. Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng với TH bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc các TH nêu trên

Gửi HDDT cho CQT chậm nhất trong cùng ngày gửi cho người mua

                        6.2.2: Chuyển dữ liệu đến người mua

Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua

            6.3. Định dạng và hình thức gửi HDDT đến CQT

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thực hiện chuyển dữ liệu HDDT đến CQT theo định dạng dữ liệu quy định tại Đ.12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn của TCT bằng hình thức gửi trực tiếp (đối với TH đáp ứng yêu cầu về chuyển kết nối dữ liệu) hoặc gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ HDDT

            6.4. Xử lý sự cố HDDT có mã của CQT

a. Người bán gặp sự cố:

 - Liên hệ với CQT hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ

- Trong thời gian khắc phục sự cố: NNT đến CQT quản lý trực tiếp để sử dụng HDDT có mã CQT

b. Hệ thống cấp mã của CQT gặp sự cố

- TCT chuyển sang hệ thống DỰ PHÒNG, thông báo trên cổng thông tin điện tử của TCT, lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ về HDDT có đủ điều kiện để ủy quyền cấp mã HDDT

                        -  Trong thời gian khắc phục sự cố CQT bán hóa đơn giấy cho NNT

Sau khi khắc phục được, CQT ra thông báo cho NNT tiếp tục sử dụng HDDT có  mã của CQT, đồng thời NNT phải gửi cho CQT báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy đã mua của CQT (mẫu số BC26/HĐG phụ lục IA NĐ 123/2020/NĐ-CP) chậm nhất 2 ngày làm việc kể từ ngày CQT ra thông báo

c. Hệ thống hạ tầng kỹ thuật của tổ chức cung cấp Dịch vụ HDDT bị lỗi

Tổ chức có trách nhiệm thông báo cho người bán được biết, phối hợp TCT để khắc phục nhanh nhất có thể

            6.5. Xử lý sự cố HDDT không có mã của CQT

Cổng thông tin điện tử của TCT gặp lỗi kỹ thuật chưa tiếp nhận được dữ liệu HDDT không có mã

- TCT thông báo trên Cổng thông tin điện tử của TCT, trong thời gian này, DN/Tổ chức cung cấp dịch vụ HDDT tạm thời chưa chuyển dữ liệu HDDT không có mã đến CQT

- Trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày Thông báo trên Cổng thông tin điện tử của TCT hoạt động trở lại bình thường, DN/Tổ chức cung cấp dịch vụ về HDDT chuyển dữ liệu đến CQT

VII. Xử lý sai sót

                           Xử lý HDDT, bảng tổng hợp dữ liệu HDDT đã gửi CQT có sai sót trong một số trường hợp

(Đ.7, Thông tư 78/2021/TT-BTC)

TH HDDT đã lập có sai sót, người bán:

- Được lựa chọnthông báo điều chỉnh từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn đối với HDDT đã lập có sai sót phải cấp lại mã hoặc cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế. Thông báo gửi đến CQT chậm nhất ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh

- Sau khi điều chỉnh hoặc thay thế, nếu tiếp tục sai sót lần tiếp theo thì xử lý sai sót lần đầu

- TH chỉ tiêu Giá trị trên HDDT bị sai, lập HĐ điều chỉnh, nếu điều chỉnh tăng ghi (+), điều chỉnh giảm ghi (–)

VIII. Lưu trữ/Chuyển đổi HDDT thàng HĐ giấy

            8.1 Bảo quản, lưu trữ HDDT

                        Nguyên tắc bảo quản, lưu trữ:

                         - Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ

                        - Lưu trữ đúng và đủ thời gian theo quy định của pháp luật kế toán

                        Phương thức bảo quản lưu trữ:

                        - HDDT được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử

                        - Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo  quản, lưu trữ HDDT phù hợp với đặc thù hoạt                              động và khả năng ứng dụng công nghệ.

                        - HDDT phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

            8.2. Chuyển đổi HDDT đã lập thành hóa đơn giấy

- HDDT hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

- HDDT được chuyển đổi thành hóa đơn giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT

IX. Hiệu lực thi hành, xử lý chuyển tiếp

Triển khai áp dụng HDDT tại 06 tỉnh, thành phố Hà Nội, Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Phú Thọ, Bình Định. Tại TP.HCM thực hiện theo Quyết định số 1832/QĐ-BTC ngày 20/09/2021 của BTC.

Hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng HDDT theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC trước ngày 01/07/2021.

Đối với các địa bàn đã đáp ứng điều kiện về cơ sở hạ tầng để triển khai HDDT theo Quyết định của BTC thì có trách nhiệm chuyển đổi để áp dụng HDDT theo lộ trình thông báo của CQT